Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und dem BDSG. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die Nutzung unserer Plattform ist ohne Angabe personenbezogener Daten nur in eingeschränktem Umfang (z. B. reine Informationsseiten) möglich. Für die Nutzung der Lern- und Nachhilfe-Funktionen, Registrierung und Buchung von Sessions ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.

Betroffene Personen sind insbesondere Eltern, Schüler:innen, Coaches, Administrator:innen sowie Besucher:innen der Website.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit wir diese einholen

4. Registrierung und Nutzerkonten

Bei der Registrierung und Nutzung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse (Login und Kommunikation)
• Passwort (nur als Hash gespeichert, kein Klartext)
• Rolle (STUDENT, PARENT, COACH, ADMIN)
• Profildaten je nach Rolle (z. B. Fächer, Stundensätze, Lernziele, Schulinformationen)

Zweck ist die Anlage und Verwaltung von Nutzerkonten, die Authentifizierung sowie die Bereitstellung der personalisierten Dashboard-Funktionen.

5. Buchungen, Kalender und Lernfortschritt

Für die Planung und Durchführung von Nachhilfesessions verarbeiten wir insbesondere:

• Buchungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Fach, Status)
• Zuordnung zwischen Eltern/Schüler:innen und Coaches
• Kalender- und Verfügbarkeitsdaten von Coaches
• Lernfortschrittsdaten und statistische Auswertungen (z. B. absolvierte Sessions, Quiz-Ergebnisse)

Zweck ist die Organisation und Dokumentation von Nachhilfesessions sowie die Darstellung von Lernfortschritt und Verfügbarkeiten.

6. Bewertungen, Feedback und Beschwerden

Wir verarbeiten Bewertungen und Feedback zu Sessions und Coaches (z. B. Sternebewertungen, Freitext), sowie Beschwerden im Zusammenhang mit Buchungen.

Zweck ist das Qualitätsmanagement, die Verbesserung unseres Angebots und die Bearbeitung von Konfliktfällen.

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für Zahlungen (Abonnements, Guthabenaufladungen, Buchungszahlungen, Rückerstattungen) setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Die eigentliche Verarbeitung von Zahlungsdaten (insbesondere Kreditkartendaten) erfolgt direkt bei Stripe. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten.

Verarbeitete Daten sind u. a.: Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsbetrag, Währung, Zahlungszeitpunkt sowie Stripe-Referenzen (z. B. Customer-ID, Checkout-Session-ID, PaymentIntent-ID, Subscription-ID) und zugehörige interne Payment- und Abo-IDs.

8. E-Mail-Versand

Wir versenden systembezogene E-Mails, z. B. Registrierungs- und Verifikationsmails, Passwort-Resets, Buchungsbestätigungen, Erinnerungen sowie Rechnungen und Zahlungsinformationen.

Verarbeitete Daten umfassen u. a. E-Mail-Adresse, Name, Betreff, Inhalt, Versand- und Zustellstatus (z. B. SENT, FAILED, DELIVERED, OPENED, BOUNCED) sowie Blacklist-Einträge.

9. KI-Funktionen (Google Gemini / Generative AI)

Einsatz von KI-Systemen: Wir setzen KI-basierte Technologien ein, um bestimmte Funktionen unserer Dienste bereitzustellen und zu verbessern. Dabei können automatisierte Prozesse zur Unterstützung von Empfehlungen, Kommunikation oder Nutzerinteraktionen eingesetzt werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach Maßgabe unserer Datenschutzerklärung.

Wir nutzen KI-Dienste (z. B. Google Gemini / Google Generative AI) für Coach-Matching, Lernhilfe-Chat, Quiz-Generierung und Analysen von Konversationen. Dabei werden Texteingaben (Prompts) und kontextspezifische Informationen (z. B. Fach, Klassenstufe, Lernziele) an den Anbieter übermittelt.

Weitere Informationen zur Kennzeichnung und Nutzung von KI-Inhalten finden Sie auf unserer Seite KI-Transparenz.

10. Kalenderintegration (Google Calendar)

Coaches können optional ihren Google Calendar mit der Plattform verbinden, um Verfügbarkeiten zu synchronisieren und Buchungen zu koordinieren. Verarbeitet werden insbesondere OAuth-Zugangsdaten sowie Terminmetadaten (Beginn, Ende, Titel/Beschreibung, ggf. Ort).

11. Chat- und Kommunikationsfunktionen

Wir bieten Chat- und Kommunikationsfunktionen (z. B. direkte Chats, KI-Chat) an. Dabei werden Nachrichteninhalte, Zeitstempel, Rolleninformationen und Nachrichtenstatus verarbeitet.

12. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, insbesondere zur Speicherung des Login-Status, für die Authentifizierung und zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen. Einige Cookies sind technisch erforderlich (essentielle Cookies) und werden ohne Einwilligung gesetzt.

Sie können Ihre Einwilligung für nicht notwendige Cookies über unseren Cookie-Banner auf der öffentlichen Website anpassen. Analytics- und Marketing-Cookies sind derzeit nicht technisch implementiert.

12.1 Cookies auf mywintor.de (First-Party)

Die folgenden Cookies werden von mywintor auf der Domain mywintor.de gesetzt – für eingeloggte Nutzer:innen in den Bereichen Eltern (Wint), Wintor (Coach) und Wintee (Student).

12.2 Drittanbieter-Cookies (bei Nutzung bestimmter Funktionen)

Diese Cookies werden nicht dauerhaft von mywintor gesetzt, sondern können entstehen, wenn Sie optional verbundene Dienste nutzen. Sie unterliegen den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

* Nur bei aktiver Nutzung der jeweiligen Funktion.

12.3 Lokale Speicherung (localStorage)

Zusätzlich zu Cookies nutzen wir den lokalen Speicher des Browsers (localStorage) für vergleichbare Zwecke. Dies ist technisch kein Cookie, unterliegt aber derselben Transparenzpflicht:

** Nur bei Besuch der öffentlichen Website, nicht im Dashboard.

12.4 Derzeit nicht eingesetzte Cookie-Kategorien

Im Cookie-Banner können Analytics- und Marketing-Cookies aktiviert werden. Diese Kategorien sind in der Plattform derzeit nicht technisch implementiert – es werden keine entsprechenden Tracking- oder Werbe-Cookies gesetzt. Sollte sich das ändern, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

13. Server-Logs und System-Monitoring

Beim Aufruf unserer Website und beim Betrieb der Plattform werden aus technischen Gründen automatisch Protokolldaten erhoben (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressourcen, HTTP-Statuscodes, Fehlermeldungen, Browsertyp).

14. Speicherfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen).

15. Datenübermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Stripe sowie Google-Diensten (Google Calendar, Google Gemini / Generative AI) kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (insbesondere USA) kommen. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, werden geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) eingesetzt.

16. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Außerdem können Sie erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten) ist für die Registrierung und Nutzung der Plattform erforderlich. Ohne diese Daten können wir unsere Dienste ganz oder teilweise nicht zur Verfügung stellen.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die eingesetzten KI-Funktionen dienen der Unterstützung und Personalisierung und ersetzen keine menschliche Entscheidung.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, wenn sich die Rechtslage, unsere Plattform oder die eingesetzten Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.